Mitgliederversammlung für 2019 und 2020 (schriftliches Verfahren per Briefwahl)

An alle
Mitglieder des
Bauvereins München-Haidhausen eG

Durchführung eines schriftlichen Verfahrens für die Geschäftsjahre 2019 und 2020 als Ersatz für eine Mitgliederversammlung in Präsenz

Sehr geehrtes Genossenschaftsmitglied,

aufgrund der aktuellen Verordnungslage und der unvorhersehbaren Entwicklung in Bezug auf Corona haben Aufsichtsrat und Vorstand nach gemeinsamer Beratung am 16. September 2021 folgenden Beschluss gefasst: Statt einer Mitgliederversammlung, wie sie bisher stets mit persönlicher Anwesenheit von Mitgliedern stattfand, wird es für die Geschäftsjahre 2019 und 2020 eine Alternative geben. So werden wir die im Folgenden aufgeführten Beschlussgegenstände und Wahlen in einem schriftlichen Verfahren behandeln. Die Grundlage dafür liefert das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht (COVMG).

1. Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2019
2. Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019
3. Gewinnverwendungsbeschluss für das Geschäftsjahr 2019
4. Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2020
5. Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020
6. Feststellung des Jahresabschlusses 2020
7. Gewinnverwendungsbeschluss für das Geschäftsjahr 2020
8. Wahl von drei Aufsichtsratsmitgliedern für die Amtsperiode 2021 bis 2023 
9. Wahl von drei weiteren Aufsichtsratsmitgliedern für die Amtsperiode 2021 bis 2024

Den Jahresabschluss 2019 hat der Aufsichtsrat entsprechend Art. 2 § 3 Abs. 3 COVMG bereits am 23. Juni 2020 vorab festgestellt.

Für die Durchführung des schriftlichen Verfahrens haben wir in der oben angegebenen gemeinsamen Sitzung von Aufsichtsrat und Vorstand folgendes Vorgehen bzw. folgenden Zeitplan beschlossen.

I. Diskussionsphase (Beendet am 20.10.2021, 14 Uhr)

Mit dem Versand dieses Informationsschreibens beginnt eine Diskussionsphase. Dabei können Sie von wesentlichen Mitgliederrechten wie dem Informations-, Teilnahme-, Auskunfts-, Antrags- und Äußerungsrecht Gebrauch machen.

Unter der Internetadresse:

https: //bauverein-mitgliederversammlung.de

können Sie folgende wichtige Unterlagen einsehen und ggf. herunterladen:

1. Bericht des Vorstandes über die abgelaufenen Geschäftsjahre 2019 und 2020
2. Jahresabschlüsse 2019 und 2020 (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang)
3. Geschäftsberichte für 2019 und 2020
4. Bericht des Aufsichtsrates zu den Jahresabschlüssen und zu den Geschäftsberichten 2019 und 2020
5. Bericht über die stattgefundenen gesetzlichen Prüfungen für das Jahr 2019 und 2020
6. Vorschläge über die Verwendung des noch nicht verteilten Bilanzgewinns 2019 und Verwendung des Bilanzgewinnes 2020
7. Kurze schriftliche Vorstellung der Aufsichtsratskandidaten

Das Passwort für den Zugang zu dieser Internetseite lautet:

Kennwort auf Anfrage

Darüber hinaus liegen bis zum Ende des Wahlzeitraums (15.11.2021, 14 Uhr) sämtliche Unterlagen während der üblichen Geschäftszeiten der Geschäftsstelle unserer Genossenschaft für Sie zur Einsichtnahme bereit. Auf schriftlichen Wunsch lassen wir Ihnen sämtliche Unterlagen per E-Mail zukommen.

Zusätzlich haben Sie während der Dauer der Diskussionsphase (bis 20.10.2021) die Möglichkeit, sich im Rahmen einer Telefonsprechstunde montags und mittwochs jeweils zwischen 14.30 Uhr und 16:00 Uhr über den abstimmungserheblichen Sachverhalt unter folgender Rufnummer zu informieren:

089/45994790

Informationsveranstaltung per Internet:

Am 13.10.2021 werden Vorstand und Aufsichtsrat ab 19:00 Uhr im Rahmen eines Video-Livestreams über die Geschäftsjahre 2019 und 2020 und über die zusammengefassten Prüfergebnisse berichten. Ferner können sich die Kandidaten für die Aufsichtsratswahl vorstellen.

Im Rahmen dieses Video-Livestreams haben Sie Gelegenheit, mittels einer Chatfunktion Fragen zu stellen, auf welche der Vorstand und der Vorsitzende des Aufsichtsrates eingehen werden. Sofern Sie die Chatfunktion nutzen möchten, registrieren Sie sich bitte vor oder während des Streams auf oben genannter Internetseite. Den Livestream werden wir aufzeichnen und während der gesamten Dauer des schriftlichen Verfahrens unter der oben genannten Internetseite zugänglich halten.

Vorläufige Informationen zu den Aufsichtsratswahlen:

Aus dem Aufsichtsrat ist vergangenes Jahr Frau Elfriede Schreiner vorzeitig ausgeschieden. Ihre reguläre Amtszeit wäre 2020 geendet. Die reguläre Amtszeit für Frau Barbara Just und Herr Thorsten Wagner endete ebenfalls im Jahr 2020. Das Amt konnte jedoch auf der Grundlage des COVMG bis zur nächsten Wahl fortgeführt werden. Somit stehen drei Aufsichtsratsposition für eine verkürzte Periode von 2021 bis 2023 zur Wahl. Frau Barbara Just und Herr Thorsten Wagner stellen sich zur Wiederwahl.

Die Amtszeit von Herrn Stephan Steininger, Herrn Andreas Greif und Herrn Bernd Rittmeyer endet regulär im Jahr 2021. Somit stehen weitere drei Aufsichtsratspositionen für eine reguläre Periode von 2021 bis 2024 zur Wahl. Herr Stephan Steiniger, Herr Andreas Greif und Herr Bernd Rittmeyer stellen sich zur Wiederwahl.

Sie haben Gelegenheit, uns während der Diskussionsphase weitere Wahlvorschläge aus dem Kreis der Mitglieder zu unterbreiten. Es sind nur Einzelwahlvorschläge zulässig. Entsprechend der Satzung muss der Wahlvorschlag von mindestens zehn Genossenschaftsmitglieder unterschrieben sein. Der Wahlvorschlag muss mindestens Name, Beruf und Anschrift des vorgeschlagenen Mitglieds enthalten.

Wahlvorschläge zu einem späteren Zeitpunkt bitten wir entsprechend der Satzungsregelung für eine Präsenzveranstaltung zu unterlassen, damit wir eine Einhaltung des Zeitplans und damit eine ordnungsgemäße Abstimmung gewährleisten können. Bitte informieren Sie sich vorab, ob das vorgeschlagene Mitglied im Falle einer Wahl auch dazu bereit wäre, das Amt anzutreten und ob das vorgeschlagene Mitglied sich an dem Video-Livestream beteiligen möchte!

Die Diskussionsphase endet am 20.10.2021 um 14:00 Uhr. Wir bitten Sie, uns bis zu diesem Termin Ihr Auskunftsersuchen, Anregungen, Stellungnahmen und Anträge in Text- oder Schriftform mitzuteilen. Wir werden alle Anfragen und ggf. hierzu veranlasste Antworten der Genossenschaft geschützt in den internen Bereich unserer Website unter der Internetadresse https: //bauverein-mitgliederversammlung.de während des gesamten schriftlichen Verfahrens bis zur Abstimmung für alle Mitglieder zugänglich halten.

II. Auswertungsphase, Versand der Abstimmungsunterlagen

Im Anschluss an die Diskussionsphase werden wir Ihre Rückmeldungen auswerten und ggf. die oben aufgeführten Beschlussgegenstände sowie Wahlvorschläge ergänzen. Die Fertigstellung, der Druck und der Versand der Abstimmungsunterlagen erfolgt in Form von Briefwahlunterlagen.

III. Abstimmungsphase (Beendet am 15.11.2021, 14 Uhr)

Die Abstimmungsphase im Rahmen unseres schriftlichen Beschlussverfahrens beginnt im Anschluss an den Versand der Briefwahlunterlagen und dauert bis zum Beginn der Stimmauszählung am 15.11.2021 um 14 Uhr. Bis zu diesem Zeitpunkt müssen die Briefwahlunterlagen bei uns eingegangen sein. Die Abstimmung findet geheim statt. Die Auszählung erfolgt durch Mitglieder der Genossenschaft ab dem 16.11.2021 um 10 Uhr in der Geschäftsstelle. Näheres zum Abstimmungsverfahren werden wir Ihnen mit Versand der Briefwahlunterlagen mitteilen.

IV. Bekanntmachungsphase

Nach der Stimmauszählung und dem Vorliegen der Wahlannahmeerklärungen von gewählten Aufsichtsräten werden wir das Abstimmungsergebnis ab dem 22.11.2021 durch Veröffentlichung auf unserer Webseite (https://bauverein-haidhausen.de) bekannt geben.

   Mit freundlichen Grüßen

Der Aufsichtsratsvorsitzende

       Hermann Schlank